What I learned from the time management workshop

I already wrote 3 blog posts that are related to the time management workshop that was conducted at work yesterday, which I participated in.

See:
1. http://shlomoyona.blogspot.com/2007/11/blog-post_7668.html
2. http://shlomoyona.blogspot.com/2007/11/blog-post_16.html
3. http://shlomoyona.blogspot.com/2007/11/franklin-coveys-focus-assessment.html


* I think that the workshop was nice and useful and brought good value for my time.
* I learned a few things about my colleagues from the group dynamics that was in the room. How they reacted to questions, to examples and what they said about themselves.
* I learned that there are some things that I do, in order to organize my time efficiently, which are backed up by experts. So I feel better about them and have more confidence to keep doing them.
* I was exposed to concentrated material about the philosophy of time management and effectiveness (which was, in my opinion, not the best part of the workshop as the instructor did not handle well questions and comments about the way he structured his conclusions: he gave a hypothesis, then a claim then an example and then a conclusion and acted as if he proved and that the conclusion is inevitable -- some of the members in the audience, me included, did not react well to this).
* the part about tools for organizing better the time and some games/tasks we did in order to feel it and demonstrate them was fun and I think made some clear points.
* I feel that the workshop ignored some of the issues raised by some members of the audience with regards to what in their opinion wastes their time: for example, slow equipment, noises and such -- but I suppose that this was intentional -- as these issues can be easily fixed and require no act from the employee other than just reporting the problem to his/her boss.
* I feel that the workshop contributed to all participants -- in the closing hour every attendee listed one or two things that mostly influenced him/her and why -- and the diversity was indeed interesting.
* Using the measuring tools that the workshop gave I saw that I'm pretty close to the ideal with my time management -- so there is still some work to do in order to get ideal -- and I'm going to work on it.

* I also realized during the workshop that there are quite a few things that my boss' boss (the VP R&D that I report to) does for me that help me use my time better:
* time for myself at home: working from home 1-2 times a week on specific tasks with no interferences
* weekly review of major and important things to do (and monitoring how last week's tasks were carried out)
-- Those are only two examples, there are more.

Bottom line -- I think that the workshop's hours were well spent. I personally learned a few things.

I'm looking forward to the two more workshop days expected in the first week of December. They are about other issues. I'll write about them as soon as I attend them.

סדנה לאפקטיביות אישית וניהול זמן מאת אלון אולמן בעבודה

אתמול במשך מספר שעות שהיתי עם עמיתים מהעבודה בסדנה לאפקטיביות אישית וניהול זמן מאת
אלון אולמן

קיבלנו חוברת שקפים
קיבלנו עזרי לימוד כגון טפסים, דפי משימות, סימניות "מצפן", ספר ועוד

בסדנה סיפר המרצה על עצמו וניכר עליו שהוא יודע להשיג מטרות לא קלות, כדי שהעיד על עצמו -- למשל, הוא משתתף כבר מספר שנים בתחרויות איש הברזל, ולמשל, הוא התאושש מקריסת ריאה והפך לספורטאי.

הנה כמה דברים שרשמתי לפני במהלך הסדנה כאלה שבשבילי מסכמים רעיונות מרכזיים וכאלה שיש לי עוד לחשוב עליהם:

• סוף מעשה במחשבה תחילה
• אין דבר העומד בפני הרצון
• לחשוב על מטרות ויעדים ולדאוג שבתכניות שלי אשריין זמן קשיח להשגתן
• ערכים אישיים יפה שיעלו בקנה אחד עם ערכי הארגון -- האם זה הכרחי או עוזר לניהול זמן יעיל בעבודה?
• יתייחסו אלי כפי שהרגלתי: אם ארגיל את עמיתי לשעות עבודה מסוימות שלי ולסדרי עדיפויות שלי ואתקשר עמם באופן שארצה שיתקשרו עמי -- אז כך גם ינהגו בי או כך יתרגלו להתנהג שלי
• יעילות היא אמצעי להיות אפקטיבי
• לחשוב לגבי משימות האם הנושא דורש בהחרך שאני אבצע אותו? אם לא כדאי לי לחשוב איך להאציל סמכויות ולתת את המשימה לאחר

אהבתי את אחת הקלישאות שהוצגו בשקף:
"בגלל שאיננו יודעים מה חשוב לנו באמת הכל נראה חשוב
בגלל שהכל נראה חשוב אנו עושים הכל
אנשים אחרים רואים שאנחנו עושים הכל ומצפים מאיתנו לעשות הכל
בגלל שאנו עסוקים בלעשות הכל אין לנו זמן לחשוב על מה חשוב לנו באמת"

וכמה פנינים:

המרצה אמר: יש פה מעגל שהוא בלופ סגור

המרצה נתן דוגמה לכך שאנו מסוגלים להתנתק מהטלפון ולא לענות במקרים מסויימים למשל הוא שאל: "האם מתחת לחופה היית עונה לטלפון?" ומשה פונטש ענה לו "זה תלוי, האם זה הרב על הקו?"

דעה על ספר: תוצאות -- המסע לאפקטיביות אישית / אביעד גוז

תוצאות
המסע לאפקטיביות אישית

מאת: אביעד גוז
הוצאה: מומנטום
תאריך: 2007


את הספר הקטן והדקיק בן 136 העמודים קיבלתי יחד עם עוד מעמיתי לעבודה אתמול במסגרת סדנה לניהול זמן. את הסדנה העביר בכשרון ובחן (פרט אולי ליכולת התמודדות עם קהל ביקורתי) מר אלון אולמן.

הספר מהווה מעין מדריך יישומי למי שמעוניין לערוך בחייו שינוי כזה שיאפשר לו להיות אפקטיבי יותר. למה הכוונה באפקטיבי? כזה שיודע להגדיר תוצאות הרצויות לו ויודע להתארגן ולהערך כך שיוכל להשיג אותן. הספר מציג שיטות שונות לארגון מטלות וזמן ובעיקר נותן את הדעת לכך שמודעות לזמן ולחשיבות של כל דבר אותו אנו עושים כבר בה יש הרבה שמאפשר לנו לבחור בחירות שמאפשרות לנו להפיק יותר מהזמן שלנו.

לדוגמה: סקר בסגנון עליו כתבתי במאמר קודם עוזר להבין כמה מזמננו אנו משקיעים באמת בדברים חשובים וכמה ממנו בדברים שאינם חשובים. יתירה מזאת גם גורם הדחיפות בא לידי ביטוי בתוצאות וכך אנו למדים לחשוב על משימות ומטלות במונחים של "חשוב" מול "לא חשוב" ובאותו זמן גם במונחים של "דחוף" ושל "לא דחוף". הכל עניין של בחירה. הכל עניין של נקודת מבט, השקפה, תפיסה.

נושאים בהם הספר דן חופפים במידה רבה לנושאי הסדנה שהשתתפתי בה

מודעות לזמן, למטרות, לחשיבות ולדחיפות מועילה מאד
הצבת מטרות ובדיקה מתמשכת של המטרות, מה עושים להשגתן ואיך ממשיכים היא בסיס חשוב
ארגון וסדר שיעזור לנו להזכר בקלות במטרות שלנו, להוסיף, להוריד ולעדכן מטרות ומטלות ומשימות
מודעות ומחוייבות להתייחס בכובד ראש ולשריין זמן מראש לדברים החשובים באמת ולהיות אמיצים וישרים ולעמוד בהתחייבויות אלה -- כך לא נרגיש שאנו קרבן לדברים קטנים ולא חשובים ששוטפים אותנו, ולהיפך נוכל להרגיש תחושת סיפוק מתמשכת שאנו גורמים בעצמנו לכך שנספיק כל דבר שבאמת חשוב לנו בחיים ובסוף סדרי העדיפויות שלנו יהיו הדברים הלא חשובים .

יש מקום גם לאיזון בין פעילות לבין מנוחה.

הספר הוא קריאה קלה (עבורי לפחות, גמעתי אותי בכחצי שעה) ולא מייגעת -- מי שיקרא בו בעיון וישקיע בביצוע התרגילים או לכל הפחות יעמיק וינסה להבין את חשיבותם ומטרתם -- יגלה בעצמו יכולות חדשים להפוך להיות יעיל יותר בניהול הזמן שלו ויגלה שהוא מסוגל להספיק כל דבר שחשוב לו.

עם כל זאת -- יש בספר נימה שמצאתי גם בסגנון הכתיבה של "מחזירים בתשובה" או של "ספרי ניהול והצלחה" או של "ספרי דיאטה" -- ולמה כוונתי? יש דמגוגיה והולכת הקורא בדרך של לכאורה בניית טיעון על גבי יסודות מוצקים ומוכחים ובאופן של טענה -- ביסוס ומסקנה -- כאשר למעשה הרוב הוא טענות ודוגמאות ואז מסקנות -- תוך דילוג או עקיפה של הביסוס הנימוק וההוכחה. זה פחות מצא חן בעיני אבל זה כנראה אחד הסודות לכתיבת רבי-מכר או של ספרי קריאה קלים.

Franklin Covey's focus assessment

At work some of the employees, myself among them, were invited to a time management workshop.

Prior to the workshop we were asked to take a survey. In particular -- a pre-assessment focus survey.

You answer a few questions by selecting a score between 1 to 5 and after that you get a PDF file with a Time Matrix diagram that demonstrates how much of your time you spend in:

1. Important and urgent tasks
2. Important and not urgent tasks
3. Not important yet urgent tasks
4. Not important and not urgent tasks

Apparently, efficient individuals spend less than 20% of their time in #1, 50%-60% of their time in #2, about 15% of their time in #3 and less than 10% in #4. A good rule of thumb is said to spend less than 50% of your time in #1 and in #3 combined, where the little you spend there at all the better.

Basically -- you'd want to spend as much of your time in #2 because it means that you're doing important things (and you get to say what important means to you) but you're probably doing a good job planning ahead because you are not spending much time in #1 (although it is probably inevitable to spend some of your time there. You definitely don't want to spent much of your time in #3 because it means that you're spending time feeling that you're doing urgent things which are not important. #4 should get the least of your time.

The first thing that strikes me is that if you take the survey twice, with a few days between the first and the second time you take them -- you get better scores. Note that I took the time management course only a few hours later on November 15th:

When taking the survey on November 12th 2007 I scored:
1. 29%
2. 42%
3. 21%
4. 11%

But when I took it on November 15th 2007 I scored:
1. 37%
2. 46%
3. 13%
4. 7%

There are several things to learn from this:

• I got better (why? perhaps only by being more aware of the consequences I probably answered slightly different -- or I just got up with a different mood?!)
• The scored, regardless of the day I took them DO NOT TALLY UP TO 100%!!!

The total score for the first time is: 29%+42%+21%+11%=103%.
The total score for the second time is: 37%+46%+13%+7%=103%.

It is amazing how this escaped Franklin Covey -- apparently I have magically got an extra 3% of my time with just spending a few minutes on a survey. WOW!

Sarcasm aside, I suppose that the developer(s) who implemented the conversion of scores to a graph was not seeing the bigger picture and ignored the fractions and rounded them up without making sure that the total scores 100%.

This reminds me of a challenge that Mark Jason Dominus proposed on his weekly Perl challenge called Perl Quiz of the Week. In that quiz the challenge was to make sure that scored add up to 100% even if it requires some "munging" of the data.