לגרום לדברים לקרות מאת דיוויד אלן

קראתי את הספר, לגרום לדברים לקרות מאת דיוויד אלן, שאותו שאלתי מהספרייה.

מהכריכה האחורית:

עולם של היום השיטות של אתמול פשוט אינן פועלות עוד. עתה בא המאמן ויועץ הניהול הוותיק דייוויד אלן וחולק עם הקורא הישראלי את שיטותיו פורצות הדרך לתפקוד נטול־לחץ, לאחר שהציג אותן בפני עשרות אלפי לקוחות ברחבי ארצות הברית.

ההנחות של אלן פשוטות: היצרנות (פרודוקטיביות) שלנו עומדת ביחס ישר ליכולת שלנו להירגע. רק כשמוחותינו נקיים ומחשבותינו מאורגנות, אנחנו יכולים להיות יעילים ולהוציא לחופשי את הפוטנציאל היצירתי שלנו. מהנחות אלה נגזרת שיטת העבודה החדשנית של לגרום לדברים לקרות (GTD - Getting Things Done), המלמדת אתכם איך להגביר את הקצב בלי להתיש את עצמכם, ובכוחה להפוך על פיה את הדרך שבה אתם עובדים וחיים. לִמדו איך:

* ליישם את חוק "עשה את זה, האצל את זה, דחה את זה, זרוק את זה" כדי לרוקן את שולחן העבודה שלכם.

* להעריך מחדש מטרות ולהישאר ממוקדים במצבים משתנים.

* לתכנן פרויקטים ולשחרר פרויקטים תקועים.

* להתגבר על תחושות של בלבול, חרדה והצפה.

* לחוש בנוח עם מה שאינכם עושים.

מאז צאתו תורגם לגרום לדברים לקרות (GTD) ליותר מעשרים שפות, והביא להופעתה של תרבות חדשה של ניהול זמן ועבודה. הסודות הקטנים והגדולים של שיטת GTD יסייעו לכם לא רק להיות יעילים ויצירתיים יותר, אלא גם לחיות יותר.

דייוויד אלן הוא יועץ ניהול ומאמן מנהלים, הנמנה עם ההוגים המשפיעים ביותר בעולם בתחום הניהול. הוא נשיא חברת דייוויד אלן (The David Allen Company), משמש יועץ מוביל בארגונים כמו הבנק העולמי, קרן פורד, ל"ל בּין, ניו יורק לַייף וחיל הים של ארצות הברית, ומנחה סדנאות ליחידים ולארגונים.

הוא חי באוֹהאי, קליפורניה.

לכאורה אין מדובר בעוד ספר לניהול זמן. בספר מתוארת שיטה וגם מתואר הלך רוח שיישומם, לדבריו של המחבר, יביאו ליצרנות מוגברת ולניצול נכון של משאבים ושל זמן ובעיקר יפנו את הראש ממחשבות על מטלות שטרם נעשו.

כמה מהרעיונות שמצאו חן בעיני:

• להכניס את כל הדברים שצריכים להתבצע, ללא תלות בזמן הביצוע או בהיקף המעשה, לתוך מערכת לוגית ואמינה מחוץ לראש והרחק מהמחשבות.
• לא לכתוב ביומן דבר מלבד דברים שחייבים להיעשות ביום ובשעה שנקבעו להם. כל מטלה אחרת שצריכה להיעשות מקומה בערימת המטלות שיש לעשות ולא ביומן.
• לא לתת לדברים לנקר בראש. כל דבר מה שאינו גמור או שנדרש לעשייה יש להכניסו למערכת אמינה שמצויה מחוץ לראש ושאליה פונים כאשר מתכננים מה לעשות בהמשך או כשמחפשים את המטלה הבאה לביצוע.
• יש לדאוג לתזכורות לפעולות שהחלטנו שיש לבצע. התזכורות צריכות להיות זמינות במערכת הלוגית שבה אנו מנהלים את המשימות שלנו.
• אין די ברשימת מטלות. כל מטלה צריכה שיתלווה אליה קריטריון סיום: מה צריך לקרות כדי שנוכל לסמן שהמשימה בוצעה? בנוסף יש לרשום מה הפעולה הבאה שיש לבצע כדי לקדם את המצב. בכל שלב של התקדמות יש לנסח את השלב הבא שצריך להתבצע -- כך כשמתפנה זמן או כשנקרית ההזדמנות מיד ברור מה יש לעשות.
• להבהיר במדויק מהי התוצאה הרצויה -> להחליט מהי הפעולה הממשית הבאה -> לייצר תזכורת לתוצאה ולפעולה הדרושה במערכת שבוטחים בה.
• חמישה שלבים לשליטה בתזרים העבודה:
• איסוף דברים שדורשים תשומת לב 
• הגדרה הדברים ומה צריך לעשות לגביהם
• ארגון התוצאות, שאותן אנו...
• סוקרים כחלופות שמתוכן אנו בוחרים את מה שאנחנו...
• עושים
• חומר שאין צורך בו או תזכורות שפג תוקפן -- לזרוק! שלא יתפוס מקום ומשאבים ושלא יבלבל
• לעשות שלבים ומטלות שאורכים פחות משתי דקות כאשר סורקים את ה"דלי" ואת כל השאר לזרוק, להאציל או לדחות
• מטלות גדולות לחלק למטלות קטנות עם קריטריון סיום ועם צעדים מוגדרים לפעולה או לפחות את השלב הבא -- לפעמים יש גם להגדיר קריטריון הצלחה
• כל מטלה שדורשת יותר משלב ביצוע אחד היא פרויקט
• פרויקט לא עושים -- מה שעושים זה לבצע שלבים בפרויקט
• ביומן לרשום רק את אלה:
• פעולות לשעה ספציפית
• פעולות ליום ספציפי
• מידע ליום ספציפי
• אין תועלת ברשימת מטלות יומיות -- הרבה משתנה ומה שלא מספיקים דורש זמן מאמץ ומשאבים להעתקה לימים אחרים ומשבש גם תוכניות של ימים אחרים -- העניין לא מוכיח את עצמו. ביומן רק הדברים שציינו -- כל השאר לדלי.
• לקבוע מועדים מוגדרים לסריקה שבועית של הדלי -- מה שאפשר לבצע בשתי דקות או פחות לעשות ואת השאר למיין: לזריקה, להאצלה או לדחייה -- זה זמן טוב גם להגדיר את השלב הבא במטלות שבוצעו.
• לחשוב על התוצאה ולדמיין אותה וכשמתחיל גל רעיונות לרשום ולארגן אותם כדי להוציאם מהמחשבה אל כלי הארגון
• לא מזיק לשאול "למה?" על מטרות -- בשביל מה עושים את זה -- אולי בכלל אין בזה צורך או שהתועלת מועטה או שהיא מוטלת בספק
• סיעור מוחות מועיל -- לפעמים אפילו עם עצמינו
• מרחב העבודה צריך להיות פנוי ויעיל ודברים שמשתמשים בהם לעיתים קרובות צריכים להיות נגישים ונוחים כדי שלא להתעצל ולהשיגם ולדחות דברים

הספר עוסק באיך לחשוב על הדברים, איך לארגן, איך לזכור, בעזרת מה, ומתמקד לא רק במטלות של עבודה או של בית אלא במכלול. יש עצות והצעות אפילו ברמת הכלים לארגון והאופנים לבצע קטגוריזציה.

חסר היה לי בספר משהו שאולי הוא מובן מאליו: הארגון הוא אמצעי ולא המטרה -- מי שמוצא את עצמו בסופו של דבר חי את התהליך הזה שמתואר אבל לא הופך להיות יצרני אז משהו לא בסדר... -- המטרה היא להיות יצרני ולבצע דברים ולהביאם למצב מוגמר ולא לנייד רשימות ומילים ממקום למקום.

ספר חביב -- לא מזיק -- כמה רעיונות מוצלחים -- כוונה טובה. מעניין ומשעשע ולפעמים גם מועיל לקרוא את הרשימה בכלכליסט: המדריך השלם לחיית המשרד המודרנית.

בפודקאסט באנגלית של ליאו לפורט השתתף דיוויד אלן ובו דובר רבות על השיטה שלו